Boletín nº 73 (15-04-2011)

El Pleno de la Corporación, en sesión celebrada el día 19 de enero de 2011, acordó aprobar provisionalmente el Reglamento de Registro Electrónico de este Ayuntamiento, entendiéndose aprobado definitivamente, al no haberse presentado alegaciones durante el plazo concedido para tal fin, por lo que, en cumplimiento del artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local, se procede a la publicación del texto íntegro del documento aprobado:

El avance de la llamada Sociedad de la Información ha traído consigo una reorientación de las expectativas ciudadanas respecto a las administraciones públicas y ha provocado cambios en las organizaciones, en la cultura de las mismas y en su forma de trabajar.

El Ayuntamiento de Montilla ha procurado en los últimos años adaptar las herramientas propias de la sociedad de la información para ofrecer servicios de calidad, cumpliendo sus cometidos desde los principios constitucionales de eficacia y eficiencia y orientando aquellos de forma adecuada a las necesidades y expectativas de las personas e Instituciones que se relacionan con ella. De esta forma, el Ayuntamiento de Montilla quiere hacerse entender como una organización al servicio de los intereses provinciales.

Tanto los marcos de actuación creados por la Comisión Europea, con el Plan i2010, como los impulsados por la normativa estatal reciente, de la que es referente indispensable la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, sitúan el uso de las tecnologías de la información en el ámbito de los derechos ciudadanos, ampliando éstos desde el punto inicial establecido por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común para relacionarse con las administraciones públicas a través de medios electrónicos.

Ya esta norma instaba a las administraciones públicas a promover la incorporación de las tecnologías electrónicas, informáticas y telemáticas en el desarrollo de sus competencias y su artículo 38.9 permitió la puesta en marcha de registros telemáticos que facilitaran las comunicaciones entre las administraciones públicas y la ciudadanía. La nueva Ley 11/2007 regula a su vez los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, tanto en las relaciones entre Administraciones Públicas como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas.

Dentro de este marco normativo, el Ayuntamiento de Montilla se propone crear un Registro Electrónico como herramienta de avance en el reconocimiento progresivo de los derechos ciudadanos en los plazos y aspectos que la citada Ley prevé. Con la creación del Registro Electrónico y la normalización de su uso a través de este Reglamento, el Ayuntamiento de Montilla cumple los requisitos exigidos por la Ley 11/2007, en sus artículos 24.3 y 25. Al mismo tiempo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 bis. 3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del régimen local, el Ayuntamiento de Montilla impulsa la utilización interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación como medio para facilitar la participación y la comunicación con los ciudadanos y para la presentación de documentos y la realización de trámites administrativos.

Este Reglamento crea un Registro Auxiliar del Registro General del Ayuntamiento de Montilla y aporta los criterios generales para la presentación electrónica de escritos, solicitudes y comunicaciones, determinando los procedimientos y actuaciones que resultan de su aplicación y orientando la tramitación de estos hacia la gestión electrónica, incluyendo la preservación, acceso y consulta seguros de los documentos electrónicos que gestionen o generen las aplicaciones informáticas de apoyo a los procedimientos, en la línea de lo expresado por el artículo 8 del Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado.

En todos los casos, salvo en lo expuesto en el artículo 7 de este Reglamento, la presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y notificaciones por vía electrónica se establece en esta norma como una vía voluntaria para la persona que actúe como interesado. El Registro Electrónico y las aplicaciones de gestión de los procedimientos que lo utilicen cumplirán, conforme a la legislación vigente, los criterios de disponibilidad, autenticidad, integridad, confidencialidad y conservación de la información.

1.- Objeto y ámbito de aplicación.

1. El presente Reglamento crea y regula el funcionamiento del Registro Electrónico del Ayuntamiento de Montilla, en adelante el Registro Electrónico; con sujeción a los requisitos establecidos en el artículo 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. Se establecen los requisitos y condiciones que habrán de observarse en la presentación, recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones que se transmitan por medios electrónicos, así como las medidas necesarias para garantizar la conservación de la documentación gestionada en el marco de las aplicaciones de gestión de los procedimientos.

3. El Registro Electrónico es único para todas las unidades administrativas dependientes del Ayuntamiento de Montilla. Quedan fuera de su ámbito los Organismos Autónomos Locales y sociedades mercantiles de capital público social dependientes de esta Administración.

2.- Creación, naturaleza, funcionamiento y acceso al Registro Electrónico

1. El Registro Electrónico se crea como un Registro Auxiliar del Registro General del Ayuntamiento de Montilla.

2. El responsable de la seguridad de este Registro será el órgano unipersonal que presida el Ayuntamiento de Montilla.

3. El funcionamiento del Registro Electrónico del Ayuntamiento de Montilla se rige por lo establecido en el presente Reglamento y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y, en lo no previsto en ambos, por lo dispuesto en la normativa de Derecho Administrativo que le sea de aplicación.

4. La custodia, gestión y tratamiento documental de los documentos electrónicos generados o incorporados mediante el Registro Electrónico se realizará en el marco de las aplicaciones informáticas de gestión de los procedimientos para los que se habilite este medio. Los órganos responsables de la gestión de los procedimientos serán los responsables de la integridad, protección y conservación de los documentos electrónicos admitidos, junto con sus firmas y copia de los certificados que las respalden, así como cualquier otro documento electrónico que generen, incluida aquella documentación que se digitalice en el Registro General del Ayuntamiento de Montilla.

El diseño de las aplicaciones de gestión de los procedimientos deberá tener en cuenta la plena integración de la gestión documental de los documentos electrónicos generados o incorporados con la aplicación informática que se utilice en el Archivo General del Ayuntamiento de Montilla.

5. El Registro Electrónico estará accesible a través de la dirección electrónica http://www.montilla.es, donde existirá un enlace directo a la lista de procedimientos sobre los que en cada momento será posible interactuar a través del mismo.

3.- Documentos admisibles.

1. El Registro Electrónico podrá admitir:

a) Documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que en su momento se determinen mediante Resolución del órgano unipersonal que ostente la presidencia del Ayuntamiento de Montilla.

El sitio electrónico del Ayuntamiento de Montilla mostrará de forma clara la relación actualizada de los procedimientos y trámites en los que es utilizable el Registro Electrónico.

b) Cualquier solicitud, escrito o comunicación distinta de los mencionados en el apartado anterior dirigido a cualquier órgano o entidad dependiente del Ayuntamiento de Montilla.

De forma que se permita la adecuada gestión electrónica de estos documentos, su tramitación se realizará conforme exprese la Resolución del órgano que apruebe su presentación a través del Registro Electrónico, que incluirá el formulario correspondiente. Este formulario será publicado en el Boletín Oficial de la Provincia y en la dirección electrónica del Ayuntamiento de Montilla.

La presentación a través del Registro Electrónico de solicitudes, escritos y comunicaciones no incluidos en el ámbito de aplicación de este Reglamento, no producirá efecto alguno, teniéndose por no realizada. Se procurará la comunicación efectiva con la persona que realice esta presentación, indicándole los registros y lugares habilitados para la presentación conforme a la normativa vigente.

2. Los procedimientos que admitan documentos a través del Registro Electrónico podrán admitir o requerir la incorporación de documentos electrónicos anexos a los formularios normalizados, para lo que habilitarán las vías oportunas para hacerlo.

Los documentos electrónicos