Boletín nº 240 (18-12-2012)

Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público queda automáticamente elevado a definitivo el acuerdo plenario inicial aprobatorio de la Ordenanza Municipal que regule el Reglamento del Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez cuyo texto íntegro se hace público, para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en el art. 70.2 de la Ley 7/1985, de 3 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local:

"Ordenanza Municipal reguladora del Reglamento del Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez

Exposición de Motivos

Habiéndose publicado el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, aprobando el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que desarrolla de la Ley 3/1984, de Archivos que contempla los archivos de titularidad local dentro del Sistema Andaluz de Archivos, y habiendo sido refrendada por la ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía; procede la elaboración de un Reglamento de Archivo de este ayuntamiento, que contemple el Sistema de Archivo de este municipio con el fin de regular aspectos referidos al tratamiento del patrimonio documental municipal de modo que satisfaga las necesidades administrativas, informativas, culturales y de investigación requeridas por una gestión ágil y transparente de la Administración propia de una sociedad democrática, en el marca de la Comunidad Autonómica Andaluza.

El presente Reglamento agrupa los archivos en un sistema, en razón de su procedencia orgánica, atendiendo a la aplicación al patrimonio Documental al principio del ciclo vital de los documentos o teoría de las edades documentales, nacimiento y procedimiento del documento, seguido de una etapa vinculada la gestión administrativa, hasta convertirse en documentos históricos con un uso casi exclusivo para la investigación y la historia, y la necesidad de establecer una gestión documental para cada una de estas edades.

Aplicar el citado principio de archivo conlleva regular, disponiendo sobre los documentos desde el momento de su nacimiento de manera que se puede configurar desde hoy lo que será el futuro patrimonio documental del ayuntamiento. Asimismo, la aplicación del citado principio obliga a suma sucesión de intervenciones archivísticas que se identifican como un proceso único y continuado de gestión documental, de manera que quede garantizado la organización, conservación y el servicio de los documentos desde las propias áreas de gestión administrativa hasta su ingreso en un archivo general o histórico.

El Reglamento sin perjuicio de la potestad auto organizativa de cada entidad, obliga al cumplimiento de aquellas normas referidas a la salida, conservación y servicios de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Municipal como parte del Patrimonio Documental Andaluz.

TÍTULO PRELIMINAR - DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1.- Objeto

Es objeto del presente Reglamento regular el Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez, así como las disposiciones comunes para la gestión, protección, conservación y difusión del Patrimonio documental del municipio.

Artículo 2.- Del Patrimonio Documental Municipal

1.- Se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos.

2.- Forman parte del Patrimonio Documental Municipal, todos los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por:

* Todos los órganos de Gobierno y de la Administración general del ayuntamiento.

* Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en el municipio, en cuanto a los documentos que genere la gestión de dichos servicios.

* Las personas físicas que desempeñan cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.

* Las personas físicas al servicio del ayuntamiento.

* Igualmente forman parte del patrimonio documental municipal todos los documentos que no siendo estrictamente municipales por su origen, ingresen en el Archivo por donación, compra o legado.

2.- Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la administración municipal está obligado a entregar los documentos que haya generado en razón de su cargo al cesar sus funciones, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, Ley del Patrimonio Histórico Español.

3.- Todas las Fundaciones, Patronatos, Servicios, Empresas Municipales o cualesquiera otras personas jurídicas vinculadas al ayuntamiento o emadanadas de él, cuya desaparición o disolución jurídica esté prevista y cuyos archivos no sean traspasados o entregados a un nuevo organismo que asumas las competencias y funciones de la entidad desaparecida, podrán disponer el depósito de su documentación, debidamente organizada y relacionada en el Archivo Municipal.

Artículo 3.- Ámbito de aplicación

El presente Reglamento se aplicará a todos los archivos y fondos documentales integrados en el Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez, sin perjuicio de la autogestión de las diversas instituciones vinculadas al ayuntamiento.

Artículo 4.- Infracciones y sanciones

Las infracciones a lo dispuesto en el presente Reglamento se sancionarán conforme a la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos, modificada parcialmente por la Ley 1/1991, de 3 de julio de Patrimonio Histórico de Andalucía y por la Ley 1/1999, de 28 de abril.

TÍTULO I - DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DEL AYUNTAMIENTO DE BELMEZ

Capítulo I - Disposiciones generales

Artículo 5.- Naturaleza

El sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez se configura como una red formada por un conjunto de archivos que se integran, a su vez por razón de su titularidad y gestión, en subsistemas y redes.

Artículo 6.- Fines

El Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez tiene como fines:

a) La protección, conservación y difusión de los fondos y colecciones documentales.

b) Garantizar la seguridad del patrimonio documental municipal.

c) El mantenimiento de la unidad de los fondos documentales.

d) La calidad científica y técnica de los instrumentos de control, de desaparición y de información

e) La adecuada prestación del servicio.

Artículo 7.- Objetivos

El Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez tiene como objetivos:

1.- Estructurar las redes de archivos para planificar y sistematizar el proceso archivístico que articula todas las funciones relacionadas con la vida del documento, desde su producción hasta su eliminación o conservación.

2.- Promover la coordinación científico-técnica, la cooperación y la colaboración entre los archivos con objeto de lograr la normalización y desarrollo de sus funciones.

Capítulo II - De la Estructura del Sistema de Archivos

Artículo 8.- El Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Belmez.

1.- El Sistema de Archivo del ayuntamiento de Belmez estará integrado funcionalmente por:

a) El archivo General, constituido por el Archivo Histórico con carácter histórico y ámbito general y el Archivo Central Administrativo con carácter intermedio y ámbito general

b) Los archivos administrativos de áreas de actuación del municipio.

c) Los archivos de empresas públicas y de los órganos que de ellos dependan.

d) Los Archivos de patronatos y de los órganos que de ellos dependan.

e) Los archivos de consorcios y de los órganos que de ellos dependan.

2.- La dependencia funcional se hará sin perjuicio de la dependencia orgánica que para cada archivo se determine en las norma de organización interna. El Archivo Histórico y el Archivo Central Administrativo se integran orgánicamente en el Servicio de Archivo dependiente del área de Cultura.

3.- De acuerdo con el ciclo vital de los documentos, los titulares y, en su caso, los gestores, podrán establecer la red de archivos de oficina, centrales o intermedios, o las fases de aquellas que se consideren necesarias.

4.- El Archivo General del Ayuntamiento custodiará y organizará estos fondos, una vez transferidos, respetando en todo momento su unidad de origen, la estructura orgánica de los mismos y las condiciones de acceso público dispuestas en esta norma.

Artículo 9.- Definición del Archivo General Municipal

Se denomina Archivo General Municipal al conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soportes materiales, producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones y que se conservan, debidamente organizados, para su utilización en la gestión administ