Boletín nº 70 (15-04-2013)

ORDENANZA REGULADORA DEL REGISTRO GENERAL Y DEL REGISTRO ELECTRÓNICO DE LA ELA DE ALGALLARÍN

El Registro General es una serie documental básica en el funcionamiento administrativo de los ayuntamientos actuales, ya que, entre otros muchos datos, nos ayuda a conocer con qué instituciones se relacionan o cuáles son los asuntos que más preocupan a los vecinos. Y sin duda es la base fundamental para conocer las posibles pérdidas de testimonios escritos o el destino de los diferentes documentos. Su importancia archivística, así como su valor histórico y jurídico, no deben pasar desapercibidos.

Por otra parte el avance de la llamada Sociedad de la Información ha traído consigo cambios en las organizaciones, en su cultura en su forma de trabajar y en su forma de relacionarse con los ciudadanos. El referente indispensable es la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, sitúan el uso de las tecnologías de la información en el ámbito de los derechos ciudadanos, ampliando éstos desde el punto inicial establecido por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común para relacionarse con las administraciones públicas a través de medios electrónicos.

La ELA de Algallarín, con la asistencia técnica de la Diputación de Córdoba ha procurado en los últimos años adaptar las herramientas propias de la sociedad de la información para ofrecer servicios de calidad, cumpliendo sus cometidos desde los principios constitucionales de eficacia y eficiencia y orientando aquellos de forma adecuada a las necesidades y expectativas de las personas e Instituciones que se relacionan con ella.

De esta forma, la ELA de Algallarín dentro de este marco normativo y de actuación se propone establecer el régimen de funcionamiento del Registro General así como crear un Registro Electrónico como herramienta de aplicación necesaria de las nuevas tecnologías.

Con la creación del Registro Electrónico y la normalización de su uso a través de este Reglamento, se cumplen los requisitos exigidos por la Ley 11/2007 en sus artículos 24.3 y 25. Al mismo tiempo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 bis. 3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del régimen local, se impulsa la utilización interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación como medio para facilitar la participación y la comunicación con los ciudadanos y para la presentación de documentos y la realización de trámites administrativos.

TÍTULO I. DEL REGISTRO GENERAL

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación

1. El presente Reglamento tiene por objeto la regulación del servicio de registro así como la creación y regulación del registro electrónico en la ELA de Algallarín,

2. A estos efectos, regula:

- El régimen de las oficinas de Registro de la ELA de Algallarín

- La presentación por los ciudadanos en las oficinas de Registro de la ELA de solicitudes, escritos y comunicaciones así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a esta Entidad o a otras Administraciones Públicas con las que la ELA haya suscrito el oportuno convenio.

- El ejercicio por los ciudadanos de sus derechos a la obtención de un recibo de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas, a la expedición por la ELA de copias de los documentos originales que aporten y deban obrar en el procedimiento, así como a la devolución de los documentos originales previa compulsa de sus copias cuando aquéllos no deban obrar en el procedimiento.

- La expedición de copias auténticas.

- La creación del Registro Electrónico de la ELA de Algallarín, determinando los procedimientos o trámites para los que es posible la presentación electrónica de escritos, solicitudes o comunicaciones así como los requisitos y condiciones técnicas de funcionamiento que han de observarse en adelante el Registro Electrónico; con sujeción a los requisitos establecidos en el artículo 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Artículo 2. Naturaleza del Registro General y sus Auxiliares

1. La ELA de Algallarín dispone de un sistema automatizado de Registro General, único y común para todos sus Servicios y Centros dependientes, en el que se hará constar la entrada de los documentos que se reciben y la salida de los que se despachan definitivamente.

2. El Registro Electrónico se crea como un Registro Auxiliar del Registro General de la ELA de Algallarín.

2. El responsable de la seguridad del Registro será el Presidente de la ELA de Algallarín.

3. El funcionamiento del Registro General y del Electrónico de la ELA de Algallarín se rige por lo establecido en el presente Reglamento y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y, en lo no previsto en ambos, por lo dispuesto en la normativa de Derecho Administrativo que le sea de aplicación.

Tanto el Registro General como los Registros Auxiliares dependen funcionalmente, del Secretario-Interventor de la ELA.

Artículo 3. Sistema Informático

1. El Registro General y el Registro Electrónico, como registro auxiliar estarán instalados en soporte informático, sobre una base de datos única para todos ellos, debiendo estar garantizada su plena interconexión así como la integración automática en el Registro General de las anotaciones que efectúe el Registro Electrónico, estableciéndose una numeración única de los asientos en función del orden temporal de recepción o salida.

2. Este sistema deberá garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de todos y cada uno de los extremos recogidos en el apartado 2 del artículo 22 de la presente Ordenanza.

Artículo 4. Libros de Entrada y Salida

1. Los Libros de Entrada y Salida se confeccionarán en soporte informático con los datos que se incorporen en los registros informatizados y autenticados con la firma electrónica del Secretario-Interventor de la ELA, pudiendo anualmente, dársele forma de documento impreso, mediante los listados extraídos de la base de datos del registro informatizado, que habrán de ser debidamente diligenciados por el funcionario encargado del Registro.

2. Los datos que figuren en este soporte informático se considerarán auténticos y tendrán plena eficacia jurídica.

3. Antes de imprimirlo en papel, el listado extraído de la base de datos será firmado electrónicamente por el funcionario encargado del registro.

4. La custodia, gestión y tratamiento documental de los documentos electrónicos generados o incorporados mediante el Registro Electrónico se realizará en el marco de las aplicaciones informáticas de gestión de los procedimientos para los que se habilite este medio. Los órganos responsables de la gestión de los procedimientos serán los responsables de la integridad, protección y conservación de los documentos electrónicos admitidos, junto con sus firmas y copia de los certificados que las respalden, así como cualquier otro documento electrónico que generen, incluida aquella documentación que se digitalice en el Registro General de la ELA.

5. La gestión, conservación, expurgo, acceso y transferencia de estos documentos al Archivo General se realizará conforme a los criterios que señalen el Reglamento del sistema de archivos, sin perjuicio de las especificaciones que puedan establecerse en atención a su carácter electrónico.

El diseño de las aplicaciones de gestión de los procedimientos deberá tener en cuenta la plena integración de la gestión documental de los documentos electrónicos generados o incorporados con la aplicación informática que se utilice en el Archivo General.

Artículo 5. Acceso a los Libros

El acceso al contenido de los Libros o soporte documental del Registro podrá efectuarse mediante:

a) la consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados, sin que en ningún caso puedan salir de la Casa Consistorial.

b) la expedición de certificaciones autorizadas por el Secretario General de la Corporación y rubricadas al margen por el funcionario encargado del Registro General.

Artículo 6. Libro de Incidencias

En el Registro General y en cada uno de los Registros Auxiliares existirá además un Libro de Registro de Incidencias, en el que se anotarán los asientos de entrada y salida en caso de avería o interrupción del sistema informático y hasta su reparación, todo ello sin perjuicio de ser introducidos en la base de datos una vez subsanado el problema.

Artículo 7. Registros internos

1. Los distintos Servicios o Centros dependientes de esta ELA de Algallarín podrán disponer de un registro de carácter interno para la anotación de la entrada y salida de la documentación que reciban o que expidan.

2. La eficacia de estos registros inter