Boletín nº 54 (21-03-2017)

El Pleno de la Corporación, en sesión celebrada con fecha 27 de octubre de 2016, ha adoptado acuerdo de aprobación provisional del Reglamento del Archivo Municipal de Priego de Córdoba.

Durante su exposición pública mediante tablón de Anuncios Municipal y publicación en el Boletín Oficial de la Provincia núm. 16 de fecha 25 de enero de 2017, no se han presentado alegaciones, por lo que el referido acuerdo provisional queda elevado a definitivo entrando en vigor a partir de su publicación íntegra en el referido Boletín Oficial de la Provincia a cuyos efectos se acompaña como anexo el texto íntegro del Reglamento aprobado. Contra esta elevación a definitivo cabe interponer Recurso Contencioso-Administrativo en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente al de la publicación del presente anuncio en el Boletín Oficial de la Provincia.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE PRIEGO DE CÓRDOBA

ÍNDICE

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

CAPÍTULO I: Disposiciones generales.

CAPÍTULO II: Del ingreso de los documentos.

CAPÍTULO III: De la clasificación, descripción y expurgo.

CAPÍTULO IV: De la conservación de los documentos.

CAPÍTULO V: Del acceso y servicio de los documentos.

CAPÍTULO VI: Infracciones y sanciones administrativas.

DISPOSICIONES FINALES

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El presente Reglamento se ha formulado como el conjunto de principios, procedimientos y disposiciones cuyo cumplimiento afecta y obliga tanto al Archivo Municipal de Priego de Córdoba, como a todos sus usuarios.

Está motivado por la voluntad de que el Archivo Municipal realice y desarrolle los fines y las funciones que le son propias y por la necesidad de racionalizar y agilizar el funcionamiento del mismo, así como de garantizar el derecho de los ciudadanos a la información, cumpliendo el mandato constitucional.

Capítulo I

Disposiciones generales

Artículo 1. Definición de archivo

1. Por archivo entendemos también las distintas instalaciones donde se reúne, conserva, organiza y difunde esa documentación.

2. El Archivo Municipal, en función de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, conserva y custodia el patrimonio documental municipal. Es por lo tanto propiedad del Excmo. Ayuntamiento de Priego.

3. El Archivo Municipal de Priego de Córdoba pertenece al Sistema Andaluz de Archivos. Es un servicio público de carácter administrativo especializado en la gestión y tratamiento de la documentación, en su custodia y divulgación. Está constituido básicamente por el conjunto de documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento de la ciudad en el ejercicio de sus funciones, a lo largo de su historia, que han sido conservados para su utilización en la gestión administrativa, la información ciudadana, la proyección cultural y la investigación científica.

Artículo 2. Definición de documento

A los efectos de este reglamento se entiende por documento de archivo toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los informáticos, que sea testimonio de la actividad municipal (artículo 49.1 de la Ley de Patrimonio Histórico Español 16/1985, de 25 de junio).

Artículo 3. El Patrimonio Documental Municipal

El patrimonio documental municipal está constituido por todos los documentos producidos, recibidos o reunidos por:

- La Alcaldía, los concejales y los diferentes órganos, servicios y dependencias municipales.

- Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones sean políticas o administrativas.

- Las personas jurídicas en cuyo capital social participe mayoritariamente el Ayuntamiento.

- Las personas físicas o jurídicas gestoras de servicios municipales en todo lo relacionado con la gestión de esos servicios.

- Las personas físicas o jurídicas que hayan hecho cesión expresa al Ayuntamiento de sus fondos documentales.

Por lo tanto la documentación generada por los patronatos, fundaciones, servicios y empresas vinculadas al Ayuntamiento, creadas o por crear, forma parte del patrimonio documental municipal.

También se incluyen en él todos los documentos ingresados en el Archivo en virtud de donación, depósito, compra o legado histórico.

Artículo 4. Funciones del Servicio de Archivo

Corresponde al Servicio de Archivo Municipal:

1. Identificación, clasificación, ordenación, valoración y descripción, de todos los documentos.

2. Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación, tanto histórica como administrativa.

3. Establecer criterios y normativas para la transferencia e ingreso de la documentación en el Archivo Municipal.

4. Realizar propuestas de conservación y de eliminación de documentos de acuerdo con el marco legal y normativo existente.

5. Marcar directrices para la correcta ubicación física de los documentos y establecer las condiciones idóneas que han de cumplir los locales de depósito y las restantes instalaciones necesarias con el fin de garantizar su seguridad.

6. Contribuir a un mejor funcionamiento de la administración municipal mediante la elaboración de registros o bases de datos que faciliten el uso de la documentación de una manera rápida y eficaz.

7. Establecer las condiciones de préstamo de los documentos para su consulta por las diferentes unidades administrativas municipales y mantener un registro de todos los documentos prestados.

8. Poner a disposición usuarios todos los instrumentos de descripción existentes (inventarios, catálogos, índices o repertorios) que faciliten el acceso de los usuarios a la documentación municipal, teniendo en cuenta la ordenanza de las tasas municipales para la obtención de copias.

9. Garantizar el acceso y la consulta de la documentación a todos los investigadores y ciudadanos en general, con las limitaciones establecidas en el marco legal vigente, o las que puedan derivarse del propio estado de la documentación.

10. Promover la difusión del patrimonio documental municipal mediante la participación, u organización, de exposiciones, publicaciones, conferencias, etcétera, y en general en todas aquellas actividades que impliquen la difusión de del Patrimonio Documental.

11. Apoyar el incremento de ese patrimonio mediante propuestas de adquisición, donación o depósito de documentación de personas físicas o jurídicas.

12. Llevar a cabo cualquier otra función de idéntica índole que le sea encomendada por la normativa estatal y autonómica sobre esta materia.

Artículo 5. Adscripción del Archivo

El Servicio de Archivo dependerá de la Concejalía Delegada de Archivo, vinculada al Área de Organización y Régimen Interior, sin que por ello pierda la autonomía que le es propia en el desarrollo de su especialidad funcional.

La dotación de medios materiales, humanos y económicos le corresponderá al Ayuntamiento, y así se reflejará en sus presupuestos generales. No obstante podrán formalizarse convenios o acuerdos con otras instituciones que supongan una mejora temporal o definitiva de esos medios.

Artículo 6. El personal

1. La dirección científica, técnica y administrativa del Servicio de Archivo corresponde al archivero. Para la ejecución de sus funciones contará con la colaboración de personal suficiente y cualificado, en las que podrá delegar de manera parcial o total por motivo de vacaciones, bajas laborales, permisos u otras causas.

2. El archivero es el responsable del buen orden y funcionamiento del Archivo, de las instalaciones y del personal que en él trabaja. Anualmente elaborará una memoria de actividades del Servicio de Archivo. Las llaves de las instalaciones estarán bajo su custodia directa o del personal del Archivo en quien delegue.

3. El archivero, a petición de los interesados, podrá emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el Archivo Municipal.

4. El archivero podrá proponer o, si es el caso, decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esté prevista en este reglamento, encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el Servicio de Archivo.

Capítulo II

Del ingreso de documentos

Artículo 7. Transferencias o remisiones de documentación

1. Los servicios, secciones y negociados, y otras unidades administrativas municipales (patronatos, organismos autónomos, empresas, etc.), deberán remitir al Archivo los todos los documentos sobre los que hayan transcurrido al menos cinco años desde la