Boletín nº 144 (27-07-2018)

No habiéndose producido reclamaciones contra el expediente de aprobación del Reglamento del Archivo y Gestión Documental del Excelentísimo Ayuntamiento de Dos Torres, aprobada provisionalmente en sesión plenaria extraordinaria de fecha 25 de mayo de 2018 y publicado en el Boletín Oficial de la Provincia nº 107 de fecha 6 de junio de 2018, se entienden definitivamente adoptados los acuerdos, conforme al artículo 17.3 de la Ley 39/1988, de 28 de diciembre, pudiendo interponerse contra el mismo Recurso Contencioso-Administrativo, a partir de este anuncio en el Boletín Oficial de la Provincia en la forma y plazos que se establecen en las Normas reguladoras de dicha jurisdicción.

El expediente afecta al Reglamento en los términos que a continuación se indican:

REGLAMENTO DEL ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE DOS TORRES

EXPOSICION DE MOTIVOS

El artículo 4.1.a) de la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL), atribuye a los municipios potestad reglamentaria, es decir, capacidad para desarrollar, dentro de la esfera de sus competencias, lo dispuesto en las leyes estatales o autonómicas. Como consecuencia de esta potestad, las entidades locales pueden dictar disposiciones de carácter general y de rango inferior a ley, sin que, en ningún caso, estas disposiciones puedan contener preceptos opuestos a las leyes. Por ello, todo reglamento se debe concebir como un instrumento normativo, inspirado en los principios de transparencia y eficacia, que tiene como fin regular un servicio concreto. El presente reglamento tiene por objeto establecer las bases de lo que debe ser el archivo y gestión documental del Ayuntamiento de Dos torres, dentro de un marco general de actuación que se podrá desarrollar mediante instrucciones, procedimientos o cualquier otro instrumento administrativo que regule más específicamente la actuación del servicio de archivo con sus usuarios, tanto internos como externos, garantizando, como servicio transversal que es, la gestión administrativa, y la faceta cultural que corresponde mediante la difusión de su patrimonio documental.

El nuevo marco tecnológico no puede afectar a la eficacia con la que archivos han venido prestando sus servicios de gestión de la información y los documentos, por lo que es necesario que esta perspectiva se adapte a aquél, independientemente de las características y modos de generación de los documentos que el nuevo modelo de gestión impone.

La progresiva implantación de herramientas electrónicas de apoyo al procedimiento administrativo en el Ayuntamiento ha generado un magnífico entorno de gestión del que el archivo es parte fundamental ya que es el Servicio de Archivo el que, independientemente del soporte de la información, materializa la protección, la custodia, la conservación, el acceso, el servicio y la difusión del patrimonio documental de la institución.

Las especiales características del entorno electrónico, donde el cambio es la identidad principal, hacen que la custodia de los elementos documentales generados en el mismo requiera de una atención específica, correspondiendo al Servicio de Archivo del Ayuntamiento el protagonismo y la responsabilidad sobre la gestión íntegra de los documentos electrónicos para que aquélla se lleve a cabo con el mismo resultado que el obtenido con éxito a lo largo de la historia sobre los que están contenidos en soportes considerados tradicionales. El documento electrónico, pues, precisa hoy de procesos adaptados al nuevo entorno que garanticen igualmente su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

Este reglamento regula los aspectos organizativos y competenciales del Sistema de Archivo del Ayuntamiento, así como las condiciones de acceso a la información por él mantenida, incorporando como elemento inherente a su labor la de proyección cultural, contemplando como un único componente el patrimonio documental del Ayuntamiento, sin que el soporte que contenga la información sea limitante para cumplir sus funciones.

TÍTULO I

DEL ARCHIVO DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE DOS TORRES

Artículo 1. Objeto del reglamento.

El objeto del presente reglamento es regular el funcionamiento del Archivo del Excmo. Ayuntamiento de Dos Torres.

Artículo 2. Ámbito de aplicación.

El contenido y extensión de este reglamento abarca al Archivo del Excmo. Ayuntamiento de Dos Torres.

Se desarrollará por el órgano competente del Ayuntamiento y mediante el instrumento normativo más adecuado cuantos matices inherentes a este ámbito requieran una mayor especificación.

Artículo 3. Conceptos y definiciones.

En el ámbito del presente reglamento, las definiciones relativas a los elementos que componen el archivo del Ayuntamiento tales como: archivo, calendario de transferencia, ciclo vital de los documentos, gestión documental, cuadro de clasificación, custodia, descripción archivística, documento (convencional o electrónico), expediente administrativo (convencional o electrónico), metadato, normas archivísticas, red de archivos, serie documental, sistema de gestión documental, y valoración de documentos se entienden definidos y utilizados en consonancia con la legislación específica sobre procedimiento administrativo, archivos y patrimonio documental y administración electrónica vigente.

Artículo 4. El Sistema de Archivo del Ayuntamiento.

El Sistema de Archivo del Ayuntamiento está conformado por el conjunto de normas, servicios y medios que regulan o llevan a cabo la planificación, dirección, coordinación, ejecución y seguimiento de las funciones de gestión documental y archivo del patrimonio documental del Ayuntamiento, independientemente del formato físico en que este patrimonio se genere o mantenga.

La finalidad del Sistema de Archivo del Ayuntamiento es organizar, describir, conservar y difundir el patrimonio documental de la institución, apoyando los procedimientos de gestión administrativa desde la perspectiva de la gestión documental para garantizar la perdurabilidad de este patrimonio, poniéndolo a disposición de las personas físicas o jurídicas que estén en condiciones de acceder al mismo conforme a la normativa vigente.

El Sistema de Archivo del ayuntamiento está formado por:

a) El Servicio de Archivo.

b) El Patrimonio Documental del Ayuntamiento.

c) El reglamento del Sistema y demás normas complementarias o de desarrollo que regulen la gestión y archivo de documentos del Ayuntamiento.

d) El sistema de gestión de documentos, conformado tanto por las políticas enunciadas para la gestión de los documentos como por los sistemas de información, aplicaciones y programas informáticos que las apoyan.

Artículo 5. El Servicio de Archivo del Ayuntamiento.

El Servicio de Archivo es la unidad administrativa que, bajo la responsabilidad y dependencia del Secretario del Ayuntamiento, organiza, conserva y asegura el acceso a los documentos que se custodian en el Ayuntamiento. En relación a los archivos de oficina que se citan, el Servicio de Archivo asesora y coordina la gestión de los mismos en coordinación y bajo la responsabilidad de la persona responsable de la unidad administrativa correspondiente.

El Servicio de Archivo depende directamente de la Secretaría del Ayuntamiento al que corresponde la gestión del patrimonio documental del Ayuntamiento.

Para el correcto desempeño de sus funciones, el Servicio de Archivo dispondrá de medios y personal suficiente y adecuado. La dependencia y equipamiento del Archivo tienen como función única y exclusiva las establecidas en el presente reglamento y en ningún caso podrán ser utilizadas para otros fines.

Las funciones de dirección técnica y administrativa del Servicio de Archivo corresponderán a un funcionario del Ayuntamiento que en este caso es el Sr. Secretario-Interventor. Podrá delegar sus funciones, total o parcialmente, en otros técnicos del Servicio con dicha formación especializada de manera temporal cuando las circunstancias así lo requieran.

Son funciones del Servicio de Archivo, además de las contempladas en el párrafo primero, las siguientes:

a) Reunir, organizar, conservar y difundir el patrimonio documental del Ayuntamiento.

b) Garantizar el control y el acceso a la información por parte de las personas físicas o jurídicas en relación con los documentos que están bajo su custodia directa en el Archivo Histórico y electrónico, conforme a las condiciones legales aplicables en cada caso.

c) Promover el uso, actualización y mejora del sistema de gestión documental corporativo.

d) Planificar y promover la realización de actividades formativas en materia de gestión documental y archivo de documentos administrativos.

e) Colaborar con los municipios de la provincia en la conservación, organización y acrecentamiento de su patrimonio documental.

f) Proponer, coordinar y dirigir las acciones relativas a la política de gestión documental corporativa aprobada por el órgano competente.

Artículo 6. El patrimonio documental del Ayuntamiento.

Forman parte del patrimonio documental del Ayuntamiento los documentos de cualquier época y soporte producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por:

a) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento.