Boletín nº 163 (24-08-2018)

VI. Administración Local

Diputación de Córdoba

Nº. 2.941/2018

Habiéndose publicado en el Boletín Oficial de la Provincia número 124, de 29 de junio de 2018, anuncio relativo a la exposición pública del Reglamento del Sistema de Archivo en la materia, a efectos de presentación de alegaciones sin que éstas se hayan producido, de conformidad con artículo 49 de Ley 7/1985, de 2 de abril, se entiende definitivamente adoptado el acuerdo plenario de 20 de junio de 2018 por el que se prestó aprobación inicial al citado Reglamento.

En atención a lo dispuesto en artículo 70.2 de Ley 7/1985, se procede a la publicación del texto íntegro del Reglamento del Sistema de Archivos con el siguiente texto:

REGLAMENTO Del SISTEMA DE ARCHIVOS y GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE CÓRDOBA.

Exposición de motivos

El artículo 4.1.a) de la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL), atribuye a las Diputaciones potestad reglamentaria, es decir, capacidad para desarrollar, dentro de la esfera de sus competencias, lo dispuesto en las leyes estatales o autonómicas. Como consecuencia de esta potestad, las entidades locales pueden dictar disposiciones de carácter general y de rango inferior a ley, sin que, en ningún caso, estas disposiciones puedan contener preceptos opuestos a las leyes. Por ello, todo reglamento se debe concebir como un instrumento normativo, inspirado en los principios de transparencia y eficacia, que tiene como fin regular un servicio concreto. El presente reglamento tiene por objeto establecer las bases de lo que debe ser el sistema de archivo y gestión documental de la Diputación Provincial de Córdoba, dentro de un marco general de actuación que se podrá desarrollar mediante instrucciones, procedimientos o cualquier otro instrumento administrativo que regule más específicamente la actuación del servicio de archivo con sus usuarios, tanto internos como externos, garantizando, como servicio transversal que es, la gestión administrativa, y la faceta cultural que corresponde mediante la difusión de su patrimonio documental.

La evolución de las competencias que la normativa adjudica a la Diputación de Córdoba, así como los medios que esta institución se sirve para su adecuada ejecución se han visto enormemente afectada por el progresivo desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación que ha obligado a la Administración Pública en general a redefinir las tareas de gobierno y de gestión, transformando con ello los medios y los procedimientos de los que la actividad administrativa se sirve, especialmente en el ámbito de las relaciones con las personas físicas o jurídicas.

Las posibilidades tecnológicas actuales y su adaptación normativa han incorporado el derecho de las personas a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos y obliga a las administraciones públicas a que las tecnologías no limiten ni derechos ni otros elementos relacionados con la gestión y acceso a la información y los documentos, tales como la disponibilidad de aquellos, la integridad y la autenticidad de los contenidos documentales, la confidencialidad en el acceso y, por supuesto, la conservación de los datos e informaciones sobre servicios gestionados por las administraciones en el marco de sus competencias.

De esta manera, el nuevo marco tecnológico no puede afectar a la eficacia con la que archivos han venido prestando sus servicios de gestión de la información y los documentos, por lo que es necesario que esta perspectiva se adapte a aquél, independientemente de las características y modos de generación de los documentos que el nuevo modelo de gestión impone.

La progresiva implantación de herramientas electrónicas de apoyo al procedimiento administrativo en la Diputación de Córdoba ha generado un magnífico entorno de gestión del que el archivo es parte fundamental ya que es el Servicio o Departamento de Archivo el que, independientemente del soporte de la información, materializa la protección, la custodia, la conservación, el acceso, el servicio y la difusión del patrimonio documental de la institución.

Las especiales características del entorno electrónico, donde el cambio es la identidad principal, hacen que la custodia de los elementos documentales generados en el mismo requiera de una atención específica, correspondiendo al Servicio o Departamento de Archivo de la Diputación el protagonismo y la responsabilidad sobre la gestión íntegra de los documentos electrónicos para que aquélla se lleve a cabo con el mismo resultado que el obtenido con éxito a lo largo de la historia sobre los que están contenidos en soportes considerados tradicionales. El documento electrónico, pues, precisa hoy de procesos adaptados al nuevo entorno que garanticen igualmente su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

Este reglamento regula los aspectos organizativos y competenciales del Sistema de Archivo de la Diputación de Córdoba, su relación con las unidades administrativas que ejecutan las competencias de la institución, así como las condiciones de acceso a la información por él mantenida, incorporando como elemento inherente a su labor la de proyección cultural y colaboración en la gestión administrativa transparente y eficaz de la institución provincial, contemplando como un único componente el patrimonio documental de la Diputación, sin que el soporte que contenga la información sea limitante para cumplir sus funciones.

Este reglamento se redacta desde una perspectiva de economía normativa que evita la redundancia de contenidos ya contemplados por la normativa superior que se menciona en cada caso y que es de obligado cumplimiento en el ámbito específico del que se trata, haciendo innecesaria sus transposición al mismo. De igual manera, para hacer más operativo el despliegue de las tareas, competencias, procedimientos y entornos de trabajo necesarios, se habilita a los órganos competentes de la Diputación de Córdoba a desarrollarlas a través del instrumento normativo más adecuado, dejando este reglamento para la regulación de los ámbitos estables del Sistema de Archivos de esta institución, permitiendo hacer ágil y adaptable al cambio el ejercicio de las competencias que se le adscriben.

En aplicación del principio de transparencia la presente norma será difundida a través del Boletín Oficial de la Provincia, Tablón de Edictos, Portal de Transparencia Pública y cualesquiera otros canales que se consideren adecuados de conformidad con la Ordenanza Provincial de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Asimismo será sometido a los mecanismos de consulta pública previa previstos en la Ley de Procedimiento Administrativo y se posibilitará la participación de potenciales destinatarios dentro del proceso de elaboración de la misma, articulándose de este modo la intervención activa por instrumentos específicos electrónicos de las personas o colectivos a quienes la norma afecta especialmente, tales como investigadores, grupos profesionales, etc.

Según se especifica en el Plan Anual Normativo de la Diputación Provincial publicado en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba de 29 de diciembre de 2017 la exigencia de adaptación se debe a la reciente aprobación de diversas normas que afectan a su contenido singularmente la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía modificada a su vez por la Ley 6/2013, de 22 de octubre; asimismo la Ley 39/2015, de 1 de octubre, contiene una novedosa regulación del archivo de documentos incorporando ya la plena digitalización y el denominado archivo electrónico único. Ciertamente y según Disposición Final 7ª de esta norma, las previsiones sobre el archivo único electrónico surtirán efectos a partir del día 2 de octubre de 2018 si bien, por las razones indicadas, resulta conveniente la adaptación de esta norma con anterioridad al vencimiento de dicho plazo.

La necesidad del Reglamento queda vinculada al desarrollo de la competencia provincial en los siguientes ámbitos:

a) Asistencia técnica a los municipios.

El reglamento se estructura en una exposición de motivos, 3 títulos, 17 artículos y una disposición final. En el primer título se describe los componentes del sistema de archivos de la Diputación, su definición y adscripción, funciones, patrimonio documental, instalaciones, personal y difusión. El segundo título regula el acceso, reproducción y uso de la documentación, regulando las consultas y los préstamos externos de la documentación que se custodia, dejando en el título tercero la regulación de las relaciones del archivo con otras instituciones públicas y privadas de la provincia en general y con los archivos municipales en particular.

TÍTULO I

Del Sistema de Archivo de la Diputación de Córdoba

Artículo 1. Objeto del reglamento

El objeto del presente reglamento es regular el funcionamiento del Sistema de Archivos de la Diputación y los procedimientos de gestión documental inherentes a la creación, conservación y difusión del patrimonio documental de la Diputación de Córdoba.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

El contenido y extensión de este reglamento abarca al denominado Sistema de Archivos de la Diputación de Córdoba, lo que incluye a todas las unidades administrativas que producen o custodian el patrimonio documental de la Diputación de Córdoba: órganos de gobierno, unidades administrativas que ejecuten competencias adscritas a la Diputación por la legislación vigente, o

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