Boletín nº 151 (08-08-2019)

Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el Acuerdo plenario inicial aprobatorio del Reglamento del Sistema de Archivos del Ayuntamiento y los procedimientos de gestión documental inherentes a la creación, conservación y difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río, cuyo texto íntegro se hace público, para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local.

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL DEL AYUNTAMIENTO DE ALMODÓVAR DEL RÍO

Sumario

Exposición de motivos: 1

Título I. Del Sistema de Archivo del Ayuntamiento: 4

Artículo 1. Objeto del reglamento: 4

Artículo 2. Ámbito de aplicación: 4

Artículo 3. Conceptos y definiciones: 5

Artículo 4. El Sistema de Archivo del Ayuntamiento: 5

Artículo 5. El Servicio o Departamento de Archivo y Gestión Documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río: 5

Artículo 6. El patrimonio documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río: 7

Artículo 7. Sobre la red de archivos del Ayuntamiento de Almodóvar del Río: 7

Artículo 8. La Comisión de Coordinación Documental: 9

Artículo 9. Sobre la destrucción de documentos: 11

Artículo 10. El sistema de gestión de documentos: 12

Título II. Del acceso a los Documentos: 13

Artículo 11. El ejercicio del derecho de acceso: 13

Artículo 12. La consulta de documentos gestionados por el Archivo: 13

Artículo 13. La consulta de orden externo: 14

Artículo 14. La reproducción y el uso de documentos: 15

Título III. De la Colaboración del Archivo con Otras Instituciones: 16

Artículo 15. Información y difusión: 16

DISPOSICIÓN FINAL: 17

Exposición de motivos

El presente Reglamento se dicta conforme a los principios de buena regulación recogidos en el art. 129 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

El artículo 4.1.a) de la Ley 7/85, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL), atribuye a los Ayuntamientos potestad reglamentaria, es decir, capacidad para desarrollar, dentro de la esfera de sus competencias, lo dispuesto en las leyes estatales o autonómicas. Como consecuencia de esta potestad, las entidades locales pueden dictar disposiciones de carácter general y de rango inferior a ley, sin que, en ningún caso, estas disposiciones puedan contener preceptos opuestos a las leyes. Por ello, todo reglamento se debe concebir como un instrumento normativo, inspirado en los principios de transparencia y eficacia, que tiene como fin regular un servicio concreto. El presente reglamento tiene por objeto establecer las bases de lo que debe ser el sistema de archivo y gestión documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río, dentro de un marco general de actuación que se podrá desarrollar mediante instrucciones, procedimientos o cualquier otro instrumento administrativo que regule más específicamente la actuación del servicio de archivo con sus usuarios, tanto internos como externos, garantizando, como servicio transversal que es, la gestión administrativa, y la faceta cultural que corresponde mediante la difusión de su patrimonio documental.

La evolución de las competencias que la normativa adjudica al Ayuntamiento de Almodóvar del Río, así como los medios que esta institución se sirve para su adecuada ejecución se han visto enormemente afectada por el progresivo desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación que ha obligado a la Administración Pública en general a redefinir las tareas de gobierno y de gestión, transformando con ello los medios y los procedimientos de los que la actividad administrativa se sirve, especialmente en el ámbito de las relaciones con las personas físicas o jurídicas.

Las posibilidades tecnológicas actuales y su adaptación normativa han incorporado el derecho de las personas a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos y obliga a las administraciones públicas a que las tecnologías no limiten ni derechos ni otros elementos relacionados con la gestión y acceso a la información y los documentos, tales como la disponibilidad de aquellos, la integridad y la autenticidad de los contenidos documentales, la confidencialidad en el acceso y, por su puesto, la conservación de los datos e informaciones sobre servicios gestionados por las administraciones en el marco de sus competencias.

De esta manera, el nuevo marco tecnológico no puede afectar a la eficacia con la que los archivos han venido prestando sus servicios de gestión de la información y los documentos, por lo que es necesario que esta perspectiva se adapte a aquél, independientemente de las características y modos de generación de los documentos que el nuevo modelo de gestión impone.

La progresiva implantación de herramientas electrónicas de apoyo al procedimiento administrativo en el Ayuntamiento de Almodóvar del Río ha generado un magnífico entorno de gestión del que el archivo es parte fundamental ya que es el Servicio o Departamento de Archivo el que, independientemente del soporte de la información, materializa la protección, la custodia, la conservación, el acceso, el servicio y la difusión del patrimonio documental de la institución.

Las especiales características del entorno electrónico, donde el cambio es la identidad principal, hacen que la custodia de los elementos documentales generados en el mismo requiera de una atención específica, correspondiendo al Servicio o Departamento de Archivo del Ayuntamiento de Almodóvar del Río el protagonismo y la responsabilidad sobre la gestión íntegra de los documentos electrónicos para que aquélla se lleve a cabo con el mismo resultado que el obtenido con éxito a lo largo de la historia sobre los que están contenidos en soportes considerados tradicionales. El documento electrónico, pues, precisa hoy de procesos adaptados al nuevo entorno que garanticen igualmente su conservación y disponibilidad a lo largo del tiempo.

Este reglamento regula los aspectos organizativos y competenciales del Sistema de Archivo del Ayuntamiento de Almodóvar del Río, su relación con las unidades administrativas que ejecutan las competencias de la institución, así como las condiciones de acceso a la información por él mantenida, incorporando como elemento inherente a su labor la de proyección cultural y colaboración en la gestión administrativa transparente y eficaz de la institución municipal, contemplando como un único componente el patrimonio documental del Ayuntamiento, sin que el soporte que contenga la información sea limitante para cumplir sus funciones.

Este reglamento se redacta desde una perspectiva de economía normativa que evita la redundancia de contenidos ya contemplados por la normativa superior que se menciona en cada caso y que es de obligado cumplimiento en el ámbito específico del que se trata, haciendo innecesaria sus transposición al mismo. De igual manera, para hacer más operativo el despliegue de las tareas, competencias, procedimientos y entornos de trabajo necesarios, se habilita a los órganos competentes del Ayuntamiento de Almodóvar del Río a desarrollarlas a través del instrumento normativo más adecuado, dejando este reglamento para la regulación de los ámbitos estables del Sistema de Archivos de esta institución, permitiendo hacer ágil y adaptable al cambio el ejercicio de las competencias que se le adscriben.

En aplicación del principio de transparencia la presente norma será difundida a través del Boletín Oficial de la Provincia, Tablón de Edictos, Portal de Transparencia Pública y cualesquiera otros canales que se consideren adecuados. Asimismo será sometido a los mecanismos de consulta pública previa previstos en la Ley de Procedimiento Administrativo y se posibilitará la participación de potenciales destinatarios dentro del proceso de elaboración de la misma, articulándose de este modo la intervención activa por instrumentos específicos electrónicos de las personas o colectivos a quienes la norma afecta especialmente, tales como investigadores, grupos profesionales, etc.

La necesidad del Reglamento queda vinculada al desarrollo de la competencia municipal en los siguientes ámbitos:

TÍTULO I

DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL AYUNTAMIENTO

Artículo 1. Objeto del reglamento

El objeto del presente reglamento es regular el funcionamiento del Sistema de Archivos del Ayuntamiento y los procedimientos de gestión documental inherentes a la creación, conservación y difusión del patrimonio documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

El contenido y extensión de este reglamento abarca al denominado Sistema de Archivos del Ayuntamiento de Almodóvar del Río, lo que incluye a todas las unidades administrativas que producen o custodian el patrimonio documental del Ayuntamiento de Almodóvar del Río:

Órganos de gobierno,