Boletín nº 121 (26-06-2020)

DECRETO DE ALCALDÍA SOBRE HABILITACIÓN DE FUNCIONARIOS EN LAS UNIDADES TRAMITADORAS PARA LA EXPEDICIÓN DE COPIAS ELECTRÓNICAS AUTÉNTICAS.

Visto el informe del Titular del Órgano de Apoyo de la Junta de Gobierno Local en el que se establece:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 126.4 de la Ley 7/85 de 2 de abril Reguladora de las Bases de Régimen Local, existirá un Órgano de Apoyo a la Junta de Gobierno Local y al Concejal-Secretario de la misma, cuyo titular será nombrado entre funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional. Sus funciones serán las siguientes:

a. La asistencia al Concejal-Secretario de la Junta de Gobierno Local.

b. La remisión de las convocatorias a los miembros de la Junta de Gobierno Local.

c. El archivo y custodia de las convocatorias, órdenes del día y actas de las reuniones.

d. Velar por la correcta y fiel comunicación de sus acuerdos.

De conformidad con el artículo 3.2 .f del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el Régimen Jurídico de los Funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, corresponde a dicho funcionario certificar todos los actos o resoluciones de la Presidencia y los acuerdos de los órganos colegiados decisorios, así como los antecedentes, libros y documentos de la Entidad Local, en los términos de lo dispuesto en la Disposición adicional octava. Especialidades de las funciones correspondientes a los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional en los municipios incluidos en el ámbito de aplicación del título X, que determina que las funciones de fe pública, salvo aquellas que estén atribuidas al Secretario General del Pleno, al Concejal Secretario de la Junta de Gobierno Local y al Secretario del Consejo de Administración de las entidades públicas empresariales, serán ejercidas por el titular del órgano de apoyo al Secretario de la Junta de Gobierno Local, sin perjuicio de que pueda delegar su ejercicio en otros funcionarios del ayuntamiento.

El artículo 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, establece:

Artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

2. Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales.

3. Para garantizar la identidad y contenido de las copias electrónicas o en papel, y por tanto su carácter de copias auténticas, las Administraciones Públicas deberán ajustarse a lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, el Esquema Nacional de Seguridad y sus normas técnicas de desarrollo, así como a las siguientes reglas:

a) Las copias electrónicas de un documento electrónico original o de una copia electrónica auténtica, con o sin cambio de formato, deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

b) Las copias electrónicas de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización, requerirán que el documento haya sido digitalizado y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento.

Se entiende por digitalización, el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un fichero electrónico que contiene la imagen codificada, fiel e íntegra del documento.

c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.

d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.

A estos efectos, las Administraciones harán públicos, a través de la sede electrónica correspondiente, los códigos seguros de verificación u otro sistema de verificación utilizado.

4. Los interesados podrán solicitar, en cualquier momento, la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por las Administraciones Públicas. La solicitud se dirigirá al órgano que emitió el documento original, debiendo expedirse, salvo las excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, en el plazo de quince días a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.

Asimismo, las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias auténticas electrónicas de cualquier documento en papel que presenten los interesados y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.

5. Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, deberá quedar expresamente así indicado en el documento de la copia.

6. La expedición de copias auténticas de documentos públicos notariales, registrales y judiciales, así como de los diarios oficiales, se regirá por su legislación específica.

Por otra parte resulta de importancia destacar lo dispuesto en los apartados cuarto a séptimo del artículo 28:

Artículo 28.4. Cuando con carácter excepcional, y de acuerdo con lo previsto en esta Ley, la Administración solicitará al interesado la presentación de un documento original y éste estuviera en formato papel, el interesado deberá obtener una copia auténtica, según los requisitos establecidos en el artículo 27, con carácter previo a su presentación electrónica. La copia electrónica resultante reflejará expresamente esta circunstancia.

5. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, las Administraciones podrán solicitar de manera motivada el cotejo de las copias aportadas por el interesado, para lo que podrán requerir la exhibición del documento o de la información original.

6. Las copias que aporten los interesados al procedimiento administrativo tendrán eficacia, exclusivamente en el ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas.

7. Los interesados se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten.

En la la sede electrónica debe hacerse constar los empleados públicos habilitados la expedición de copias auténtica, debiendo estar además antes del 2 de octubre de 2020 dichos funcionarios inscritos en el registro de funcionarios habilitados para la expedición de copias electrónicas auténtica que debe ser interoperable con el de la Administración del Estado o bien implantar como solución tecnológica, la aplicación informática denominada Habilit@, que se pondrá a disposición del Ayuntamiento por Secretaría General de Administración Digital.

Debiendo establecerse por tanto y hacerse pública la habilitación de los empleados públicos funcionarios de carrera o interinos que presten sus servicios en las unidades organizativas para la atribución del valor o asignación de estado de elaboración del documento copia auténtica a los documentos que con valor de original obren en los expedientes cuya tramitación o custodia les corresponda.

Resultando que la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, aprobada mediante Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública y su correspondiente Guía de aplicación, regula el concepto, características generales, tipos de copia auténticas y sus correspondientes requisitos mínimos.

Considerando que de los distintos tipos de copia auténticas previstos, se ha procedido a habilitar su realización en la Plataforma de tramitación Helpcordoba del proceso para la generación de la copia electrónica auténtica en el que se determina el metadato a incluir y la obligación de realización por los funcionarios designados como habilitados, debidamente inscritos en el Registro de funcionarios habilitados de la entidad y, en consecuencia, con la firma por el mismo mediante su certificado de empleado público hospedado en el HSM.

En principio para la expedición de copias electrónicas auténticas de documentos en papel, los funcionarios que se habiliten por el titular del órgano de apoyo a la Junta de Gobierno Local, disponen del oportuno trámite dentro del tramitador helpcordoba, debiendo seguir las indicaciones recogidas en la Instrucción de Digitalización de Documentos en formato papel para la generación de documentos electrónicos utilizando la plataforma de tramitación help aprobadas por Decreto de la Presidencia de la Diputación de Málaga número 3461/2018, de 25 de octubre, que ha sido asumido como propio mediante Decreto de Alcaldía de 19 de marzo y de 5 de mayo y que pueden ser consultados en el apartado normativa de la nueva sede, sede.cordoba.es.

También podrán expedir copias electrónicas parciales de documentos en papel cuando su contenido, por motivos de protección de datos deban excluirse algún datos o contenido del documento original, de tal forma que se representa parcialmente el del documento original. Se obtendrán mediante extractos del contenido del documento origen que corresponda o a través de la utilización de otros métodos electrónicos que permitan mantener la confidencialidad de aquellos datos que no afecten al interesado.

Atendiendo a que la copia electrónica auténtica tiene naturaleza certificante y por tanto sólo puede ser expedida por funcionarios públicos a los que el ordenamiento jurídico les atribuya esa potestad o que se habiliten a propuesta del titular del órgano de apoyo a la Junta de Gobierno Local y que para ello deben proceder a su firma, salvo que sea objeto de una actuación administrativa automatizada, lo que sólo es posible cuando los originales o copia electrónicas auténticas ya obran en los sistemas de la Administración que las expide.

Considerando que conforme a la Guía de aplicación de la NTI de Copiado auténtico y conversión de documentos electrónicos afirma una copia auténtica es un nuevo documento, expedido por una organización con competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documenta, equivalente al documento original. La copia auténtica acredita la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos. Los efectos de las copias auténticas de documentos públicos no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las organizaciones y los interesados.

Hasta la publicación del ENI y la aprobación de la Ley 39/2015 la acreditación de la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su fidelidad respecto del original presentado por el ciudadano, y por otra parte, la garantía de la veracidad del contenido y autenticidad de los datos contenidos en el documento, no recaían en el mismo órgano

La garantía de la autenticidad estaba restringida al órgano que expidió el documento original, que es quien puede dar fe de los hechos que documenta, o aquél al que compete la custodia de los documentos administrativos originales.

Valorando conforme a las consideraciones realizadas por Gerardo Bustos Pretel que si una copia auténtica la realiza el órgano productor del documento o el archivo donde el documento está custodiado, no hay duda. En los dos primeros casos (órgano productor y archivo) el documento está contextualizado y generalmente no va a haber problema para tener la seguridad de que estamos ante un original.

En el ejercicio de las facultades que me atribuye el artículo 3.2.f del Real Decreto 128/2018, de 16 de marzo, por el que se regula el régimen jurídico de los funcionarios de Administración Local con habilitación de carácter nacional, por el presente se propone a la Alcaldía que en el ejercicio de las facultades de superior dirección del personal y superior dirección de los servicios,

RESUELVA:

Primero. Aprobar la habilitación de los funcionarios que se relacionan en el anexo I de la presente resolución, como funcionarios públicos habilitados para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados del Ayuntamiento de Córdoba y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes,que se encuentren bajo la custodia de las unidades en que prestan sus servicios, pudiendo utilizar al efecto los medios electrónicos disponibles a través del trámite digitalización y atribución del metadato copia auténtica en el tramitador helpcordoba.

Segundo. Indicar que la habilitación que se atribuye tendrá efectos desde la fecha en que se firma la presente resolución y que el listado de funcionarios habilitados para la expedición de copias electrónicas auténticas será publicado en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Córdoba y en el Boletín Oficial de la Provincia, el cual se mantendrá actualizado por parte de la Delegación de Transformación Digital a través del Grupo de Trabajo de Administración Electrónica. En la citada relación se identificará los apellidos y nombre, unidad o unidades organizativas y régimen jurídico que vincula al empleado/a público/a.

En el uso de las facultades que se me confiere la legislación básica de régimen local

HE RESUELTO:

Primero. Aprobar la habilitación de los funcionarios que se relacionan en la presente resolución, como funcionarios públicos habilitados para la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados del Ayuntamiento de Córdoba y de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes,que se encuentren bajo la custodia de las unidades en que prestan sus servicios, pudiendo utilizar al efecto los medios electrónicos disponibles a través del trámite digitalización y atribución del metadato copia auténtica en el tramitador helpcordoba.

Segundo. Indicar que la habilitación que se atribuye tendrá efectos desde la fecha en que se firma la presente resolución y que el listado de funcionarios habilitados para la expedición de copias electrónicas auténticas será publicado en la Sede Electrónica del Ayuntamiento de Córdoba y en el Boletín Oficial de la Provincia, el cual se mantendrá actualizado por parte de la Delegación de Transformación Digital a través del Grupo de Trabajo de Administración Electrónica. En la citada relación se identificará los apellidos y nombre, unidad o unidades organizativas y régimen jurídico que vincula al empleado/a público/a.

Córdoba, 11 de junio de 2020. Firmado electrónicamente por el Alcalde-Presidente, José María Bellido Roche.