Boletín nº 178 (17-09-2021)

Gex 3719/2021.

Asunto: Aprobación del Reglamento regulador del Archivo Municipal.

Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el Acuerdo plenario inicial de fecha 24/06/2021 aprobatorio del reglamento regulador del archivo municipal, cuyo texto íntegro se hace público, para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE CASTRO DEL RÍO.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El presente Reglamento se formula como el conjunto de principios, procedimientos y disposiciones que afectan tanto al Archivo Municipal de Castro del Río, al resto del Ayuntamiento, así como a todas sus personas usuarias.

El Archivo Municipal forma parte del Sistema Archivístico de Andalucía (Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, modificada el 30 de junio de 2014) que se configura a su vez como una red de centros compuesta por un conjunto de órganos y archivos que se integran, por razón de su titularidad y gestión en subsistemas y redes.

Es necesaria la adaptación de los Archivos de carácter municipal a la transformación propiciada por las nuevas tecnologías de la información, la administración electrónica, los sistemas de gestión documental, el tratamiento digital de la documentación así como el almacenamiento digital y su posterior reproducción o disposición. Se pretende, por tanto, lograr una gestión administrativa cada día más transparente y eficaz, que posibilite el derecho de la ciudadanía a acceder a la información municipal; observando, en todo caso, la debida protección, recuperación y difusión del patrimonio documental del Municipio.

Con esta norma se pretende responder a nuevas tendencias en el marco de la conservación y difusión documental, fomentando, por otra parte, la transversalidad respecto a distintas áreas y negociados municipales, provinciales y autonómicos, fundamentalmente.

Asimismo, la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, propician la necesidad de aprobar un reglamento para su funcionamiento.

Se presenta un Reglamento coherente con el resto del ordenamiento jurídico, que genera un marco normativo estable, predecible, integrado, claro y vinculado no sólo al Sistema Archivístico Andaluz sino como catalizador de la administración pública local y el interés privado, propiciando convenios y colaboraciones para la realización de proyectos, préstamos temporales, cesiones o donaciones.

El favorecimiento de sistemas de acceso a la información custodiada en el Archivo Municipal, la actualización de los sistemas empleados, así como la atención al público y al resto de negociados municipales y otras administraciones, forman parte de esta norma de funcionamiento y buen uso.

Se compone de 20 artículos, en los que se detallan, entre otros, la descripción del Archivo Municipal, sus funciones, la composición, adscripción y personal; también se trata el funcionamiento del servicio, destacando el procedimiento de selección, clasificación y expurgo, el de eliminación, transferencia y recepción de documentos. En cuanto al acceso y servicio de documentos se efectúan dos apartados, el destinado a las consultas y el de préstamos y salidas temporales. Los últimos artículos versan sobre la conservación de la documentación, con especial relevancia a la de carácter histórico, las instalaciones, cooperación y fomento archivísticos e información y difusión, miembros de la Corporación y otras Administraciones, infracciones y sanciones.

Artículo 1. Descripción y definiciones

Un Archivo Municipal es definido como el conjunto de documentos (o patrimonio documental) generados y recibidos por el Ayuntamiento a lo largo de su proceso natural de gestión o actividad, convenientemente organizado, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Igualmente se entiende por Archivo Municipal el lugar o lugares donde se conservan, ordenan y difunden, para los fines citados anteriormente, los documentos que forman parte del Patrimonio Documental del Ayuntamiento de Castro del Río. Por último, Archivo es también la institución responsable de la acogida, tratamientos, inventariado, conservación y servicio de los documentos. Forman parte del Patrimonio Documental Municipal, todos los documentos producidos por los diferentes órganos, servicios y dependencias municipales; por las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones; por las personas jurídicas en cuyo capital social participe mayoritariamente el Ayuntamiento; por las personas físicas y jurídicas gestoras de servicios municipales en lo que se relacione con la gestión de dichos servicios; así como por aquéllas que no teniendo vinculación con la gestión de los servicios municipales, hagan cesión o donación expresa de sus fondos documentales; y, en última instancia, por todos los fondos documentales que no siendo estrictamente municipales por su origen, lo sean por legado histórico, adquisiciones, depósito, expropiaciones o por cualquier otra causa u origen.

A estos efectos, se entiende por documento, según el Diccionario de Terminología Archivística elaborado en 1993 por la Dirección de Archivos Estatales Españoles, el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Por tanto, es toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte (forma oral o escrita, textual o gráfica, manuscrita o impresa, en lenguaje natural o codificado, en cualquier soporte documental así como en cualquier otra expresión gráfica, sonora, en imagen o electrónica); generalmente en ejemplar único (aunque puede ser multicopiado o difundido en imprenta).

Artículo 2. Funciones

El Archivo Municipal de Castro del Río se encarga de recibir todos los documentos tramitados por la administración municipal que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas y dependencias.

A tal respecto, habrá de observarse que toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la Administración municipal, estará obligada a entregar los documentos producidos en razón de su cargo, al cesar en sus funciones. Asimismo, todas las fundaciones, patronatos, servicios y empresas vinculadas al Ayuntamiento, deberán transferir al Archivo Municipal periódicamente la documentación que le afecte, debida mente organizada y relacionada. Organizar, analizar, identificar, conservar y custodiar la documentación recibida y depositada mediante la aplicación de principios y técnicas de valoración para seleccionar, transcurrido el tiempo normativamente establecido, los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente.

Para este fin se aplicarán cuantas medidas preventivas sean necesarias y, sobre todo, las tareas de organización y la elaboración de los instrumentos propiamente archivísticos reflejados en la clasificación de los fondos, la ordenación de la documentación en sus distintas etapas, descripción de esta documentación para facilitar el acceso a la misma y en la instalación adecuada de los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

1. Servir al Ayuntamiento para proporcionarle cuantos documentos, datos y referencias sean necesarias para su desenvolvimiento. Asimismo, servir a la ciudadanía para ofrecerle la información que solicite relativa a sí misma o a la gestión del ayunta- miento, teniendo en cuenta las limitaciones sobre el acceso que establece la legislación vigente. Y, por último, servir como medio de investigación y difusión cultural, ofreciendo a la ciudadanía el testimonio de nuestro pasado a través de publicaciones en distintos soportes, exposiciones, visitas, estudios, actividades pedagógicas&

2. Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación, tanto histórica como administrativa.

3. Establecer criterios y normativas para la transferencia e ingreso de la documentación en el archivo municipal.

4. Realizar propuestas de conservación y de eliminación de documentos de acuerdo con el marco legal y normativo existente.

5. Marcar directrices para la correcta ubicación física de los documentos y establecer las condiciones idóneas que han de cumplir los locales de depósito y las restantes instalaciones necesarias con el fin de garantizar su seguridad.

6. Contribuir a un mejor funcionamiento de la administración municipal mediante la elaboración de registros o bases de datos que faciliten el uso de la documentación de una manera rápida y eficaz.

Establecer las condiciones de préstamo de los documentos para su consulta por las diferentes unidades administrativas municipales y mantener un registro de todos los documentos prestados.

Poner a disposición del público todos los instrumentos de descripción existentes (inventarios, catálogos o índices) que faciliten el acceso de las personas usuarias a la