Boletín nº 30 (12-02-2024)

El Pleno del Ayuntamiento de Villanueva de Córdoba, en sesión ordinaria, celebrada el día 25 de enero de 2024, adoptó el acuerdo relativo a la creación de la Oficina de Asistencia en Materia de Registro Electrónico, junto con el Protocolo de funcionamiento y sus anexos, cuyo tenor literal es el siguiente:

Dada cuenta del mandato legal previsto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, por el que el registro electrónico general estará asistido por la oficina de asistencia en materia de registro que permitirá a los interesados, en el caso que así lo deseen, salvo que estén obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración, a presentar solicitudes en papel, la cuales se convertirán a formato electrónico.

Según su artículo 12, las Administraciones Públicas deberán garantizar que los interesados pueden relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen. Las Administraciones Públicas asistirán en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la Ley 39/2015, que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas. Asimismo, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio.

La Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales mantendrán actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la identificación o firma regulada en este artículo. Estos registros o sistemas deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de las citadas habilitaciones. En este registro o sistema equivalente, al menos, constarán los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

Dada cuenta de la Ordenanza Municipal la Ordenanza Municipal reguladora de la Administración Electrónica vigente en este Ayuntamiento, publicada en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba nº 134, de 16 de julio de 2012.

Dada cuenta del Reglamento regulador del uso de la Administración y Medios Electrónicos para determinados colectivos, modificado recientemente mediante acuerdo de pleno de fecha 3 de noviembre de 2023.

En cumplimiento del mandato legal que obliga a las Administraciones Públicas a garantizar que los interesados puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que se podrán a su disposición los canales de acceso que sean necesarios, así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determine, esta Concejalía propone al Pleno de la Corporación la adopción de los siguientes ACUERDOS, previo dictamen de la Comisión Informativa Permanente:

PRIMERO. Aprobar la creación de la OFICINA DE ASISTENCIA EN MATERIA DE REGISTRO ELECTRÓNICO, junto con el Protocolo de funcionamiento y sus anexos que se incorporan a la presente propuesta, determinándose al funcionario habilitado para la asistencia en el uso de medios electrónicos mediante Decreto de Alcaldía que se publicará en la sede electrónica y en el Boletín Oficial de la Provincia de Córdoba.

SEGUNDO. Que se elabore el Reglamento General regulador de la Administración y Medios Electrónicos del Ayuntamiento de Villanueva de Córdoba, de manera que se actualice y refunda en un único texto legal la Ordenanza Municipal reguladora de la Administración Electrónica y creación del Registro Electrónico y el Reglamento regulador del uso de la Administración y Medios Electrónicos para determinados colectivos, ambos vigentes en el Ayuntamiento de Villanueva de Córdoba, junto con el presente Protocolo de funcionamiento de la Oficina de Asistencia en materia de Registro Electrónico.

TERCERO. Publicar el presente acuerdo junto con su Protocolo en el Boletín Oficial de la Provincial, sede electrónica y web municipal para general conocimiento, habilitando al Alcalde para la firma de cuantos documentos sean necesarios para la debida efectividad de lo acordado.

PROTOCOLO DE FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA

DE ASISTENCIA EN MATERIA DE

REGISTRO ELECTRÓNICO

Artículo 1. Creación, accesibilidad y funciones

1. Según el artículo 12 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se garantiza que los interesados puedan relacionarse con la Administración a través de medios electrónicos, para lo que pondrán ponen a su disposición los canales de acceso que sean necesarios así como los sistemas y aplicaciones que en cada caso se determinen.

2. Los funcionarios habilitados para la prestación de estos servicios serán designados mediante decreto que se publicará en la sede electrónica y Boletín Oficial de la Provincia, y tendrán las siguientes funciones:

a) Convertir los escritos presentados por los interesados (sólo personas físicas) en papel a formato electrónico con los requisitos necesarios para ser considerados copias auténticas.

b) Asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados en especial en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través de registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

c) Otorgar apoderamiento «apud acta» mediante comparecencia personal en estas oficinas por quien ostente la condición de interesado en un procedimiento administrativo.

d) Realizar notificaciones por comparecencia espontánea del interesado o su representante cuando personándose en la oficina solicite la comunicación y notificación personal en el momento.

e) Facilitar a los interesados el código de identificación del órgano, centro o unidad administrativa a los que se dirigen las solicitudes.

f) Expedir recibos que acrediten la fecha de presentación de las solicitudes, comunicaciones y escritos.

g) Asesoramiento jurídico-técnico, bajo la dependencia la Secretaría General, en cuestiones atinentes a presentación de escritos y solicitudes.

h) Estudio, diseño y propuesta de modelos de presentación de solicitudes y documentos, principalmente en procedimientos con gran número de destinatarios.

Artículo 2. Identificación y consentimiento expreso del ciudadano y actuaciones del funcionario habilitado

1. El Ayuntamiento de Villanueva de Córdoba asistirá en el uso de medios electrónicos a los interesados no incluidos en los apartados 2 y 3 del artículo 14 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, que así lo soliciten, especialmente en lo referente a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes a través del registro electrónico general y obtención de copias auténticas.

Si bien, por un lado, si alguno de estos interesados no dispone de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario. El ciudadano presentará para su identificación el documento nacional de identidad en vigor o, cuando fuere extranjero, el NIE, el documento de identificación que surta efectos equivalentes en su país de origen, o el pasaporte.

Si bien, por otro lado, si alguno de los sujetos a los que hace referencia el artículo 14.2 y 14.3 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, presentará su solicitud presencialmente, el Ayuntamiento de Villanueva de Córdoba requerirá al interesado para que la subsane a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará como fecha de presentación de la solicitud aquella en la que haya sido realizada la subsanación, conforme a lo preceptuado en el artículo 68.4 del mismo cuerpo legal.

2. El ciudadano deberá consentir expresamente su identificación y autenticación por el funcionario público habilitado para cada actuación administrativa por medios electrónicos que la requiera, de lo que deberá quedar constancia en el correspondiente expediente, para los casos de discrepancia o litigio. Para ello, deberá cumplimentar y firmar el formulario del anexo I al que se refiere el presente Protocolo.

3. El funcionario habilitado entregará al ciudadano toda la documentación acreditativa del trámite re