Boletín nº 60 (29-03-2011)

Al no haberse presentado reclamación durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el acuerdo plenario inicial aprobatorio del Reglamento de Registro General y Electrónico del Ayuntamiento de la Victoria, cuyo texto íntegro se hace público, para general conocimiento, y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local.

"Reglamento del Registro General y del Registro Electrónico del Ayuntamiento de La Victoria

El Registro General es una serie documental básica en el funcionamiento administrativo de los ayuntamientos actuales, ya que, entre otros muchos datos, nos ayuda a conocer con qué instituciones se relacionan o cuáles son los asuntos que más preocupan a los vecinos. Y sin duda es la base fundamental para conocer las posibles pérdidas de testimonios escritos o el destino de los diferentes documentos. Su importancia archivística, así como su valor histórico y jurídico, no deben pasar desapercibidos.

Por otra parte el avance de la llamada Sociedad de la Información ha traído consigo cambios en las organizaciones, en su cultura en su forma de trabajar y en su forma de relacionarse con los ciudadanos.

El referente indispensable es la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, sitúan el uso de las tecnologías de la información en el ámbito de los derechos ciudadanos, ampliando éstos desde el punto inicial establecido por la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común para relacionarse con las administraciones públicas a través de medios electrónicos.

El Ayuntamiento de La Victoria, con la asistencia técnica de la Diputación de Córdoba ha procurado en los últimos años adaptar las herramientas propias de la sociedad de la información para ofrecer servicios de calidad, cumpliendo sus cometidos desde los principios constitucionales de eficacia y eficiencia y orientando aquellos de forma adecuada a las necesidades y expectativas de las personas e Instituciones que se relacionan con ella.

De esta forma, el Ayuntamiento dentro de este marco normativo y de actuación se propone establecer el régimen de funcionamiento del Registro General así como crear un Registro Electrónico como herramienta de aplicación necesaria de las nuevas tecnologías.

Con la creación del Registro Electrónico y la normalización de su uso a través de este Reglamento, se cumplen los requisitos exigidos por la Ley 11/2007 en sus artículos 24.3 y 25. Al mismo tiempo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 70 bis. 3 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases del régimen local, se impulsa la utilización interactiva de las tecnologías de la información y la comunicación como medio para facilitar la participación y la comunicación con los ciudadanos y para la presentación de documentos y la realización de trámites administrativos.

TÍTULO I. DEL REGISTRO GENERAL

Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.

1. El presente Reglamento tiene por objeto la regulación del servicio de registro así como la creación y regulación del registro electrónico en el Ayuntamiento de La Victoria,

2. A estos efectos, regula:

- El régimen de las oficinas de Registro del Ayuntamiento de La Victoria

- La presentación por los ciudadanos en las oficinas de Registro del Ayuntamiento de solicitudes, escritos y comunicaciones así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a esta Entidad o a otras Administraciones Públicas con las que el Ayuntamiento haya suscrito el oportuno convenio.

- El ejercicio por los ciudadanos de sus derechos a la obtención de un recibo de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentadas, a la expedición por el Ayuntamiento de copias de los documentos originales que aporten y deban obrar en el procedimiento, así como a la devolución de los documentos originales previa compulsa de sus copias cuando aquéllos no deban obrar en el procedimiento.

- La expedición de copias auténticas.

- La creación del Registro Electrónico del Ayuntamiento de La Victoria, determinando los procedimientos o trámites para los que es posible la presentación electrónica de escritos, solicitudes o comunicaciones así como los requisitos y condiciones técnicas de funcionamiento que han de observarse en adelante el Registro Electrónico; con sujeción a los requisitos establecidos en el artículo 24 y siguientes de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Artículo 2. Naturaleza del Registro General y sus Auxiliares.

1. El Ayuntamiento de La Victoria dispone de un sistema automatizado de Registro General, único y común para todos sus Servicios y Centros dependientes, en el que se hará constar la entrada de los documentos que se reciben y la salida de los que se despachan definitivamente.

2. El Registro Electrónico se crea como un Registro Auxiliar del Registro General del Ayuntamiento de La Victoria.

3. El responsable de la seguridad del Registro será el Alcalde.

4. El funcionamiento del Registro General y del Electrónico del Ayuntamiento de La Victoria se rige por lo establecido en el presente Reglamento y la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y, en lo no previsto en ambos, por lo dispuesto en la normativa de Derecho Administrativo que le sea de aplicación.

Tanto el Registro General como los Registros Auxiliares dependen funcionalmente, del Secretario General del Ayuntamiento.

Artículo 3. Sistema Informático.

1. El Registro General y el Registro Electrónico, como registro auxiliar estarán instalados en soporte informático, sobre una base de datos única para todos ellos, debiendo estar garantizada su plena interconexión así como la integración automática en el Registro General de las anotaciones que efectúe el Registro Electrónico, estableciéndose una numeración única de los asientos en función del orden temporal de recepción o salida.

2. Este sistema deberá garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de todos y cada uno de los extremos recogidos en el apartado 2 del artículo 22 de la presente Ordenanza.

Artículo 4. Libros de Entrada y Salida.

1. Los Libros de Entrada y Salida se confeccionarán en soporte informático con los datos que se incorporen en los registros informatizados y autenticados con la firma electrónica del Secretario General del Ayuntamiento, pudiendo anualmente, dársele forma de documento impreso, mediante los listados extraídos de la base de datos del registro informatizado, que habrán de ser debidamente diligenciados por el personal encargado del Registro.

2. Los datos que figuren en este soporte informático se considerarán auténticos y tendrán plena eficacia jurídica.

3. Antes de imprimirlo en papel, el listado extraído de la base de datos será firmado electrónicamente por el personal encargado del registro.

4. La custodia, gestión y tratamiento documental de los documentos electrónicos generados o incorporados mediante el Registro Electrónico se realizará en el marco de las aplicaciones informáticas de gestión de los procedimientos para los que se habilite este medio. Los órganos responsables de la gestión de los procedimientos serán los responsables de la integridad, protección y conservación de los documentos electrónicos admitidos, junto con sus firmas y copia de los certificados que las respalden, así como cualquier otro documento electrónico que generen, incluida aquella documentación que se digitalice en el Registro General del Ayuntamiento.

5. La gestión, conservación, expurgo, acceso y transferencia de estos documentos al Archivo General se realizará conforme a los criterios que señalen el Reglamento del sistema de archivos, sin perjuicio de las especificaciones que puedan establecerse en atención a su carácter electrónico.

El diseño de las aplicaciones de gestión de los procedimientos deberá tener en cuenta la plena integración de la gestión documental de los documentos electrónicos generados o incorporados con la aplicación informática que se utilice en el Archivo General.

Artículo 5. Acceso a los Libros.

El acceso al contenido de los Libros o soporte documental del Registro podrá efectuarse mediante:

a) la consulta de los mismos en el lugar en que se encuentren custodiados, sin que en ningún caso puedan salir de la Casa Consistorial.

b) la expedición de certificaciones autorizadas por el Secretario General de la Corporación y rubricadas al margen por el personal encargado del Registro General.

Artículo 6. Libro de Incidencias.

En el Registro General y en cada uno de los Registros Auxiliares existirá además un Libro de Registro de Incidencias, en el que se anotarán los asientos de entrada y salida en caso de avería o interrupción del sistema informático y ha