Boletín nº 125 (04-07-2017)

Doña Felisa Cañete Marzo, Alcaldesa-Presidenta del Ayuntamiento de Luque (Córdoba), hace saber que:

Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el Acuerdo plenario inicial, de fecha 7 de abril de 2017, aprobatorio de la creación del Reglamento del Archivo Municipal de Luque, cuyo texto íntegro se hace público, para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local.

REGLAMENTO DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE LUQUE

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

CAPÍTULO I. DEL SERVICIO DE ARCHIVO

Artículo 1. Definición y adscripción

Artículo 2. Funciones

Artículo 3. Del patrimonio documental

Artículo 4. De la conservación de los documentos

Artículo 5. De la difusión

Artículo 6. De las instalaciones del archivo

Artículo 7. Del personal

CAPÍTULO II. DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Artículo 8. Definición y ámbito de aplicación

Artículo 9. De la clasificación y la descripción

CAPÍTULO III. DEL INGRESO DE FONDOS

Artículo 10. De la transferencia

Artículo 11. De los ingresos extraordinarios

CAPÍTULO IV. DE LA VALORACIÓN, SELECCIÓN Y EXPURGO

Artículo 12. De la selección y el expurgo

Artículo 13. De la comisión de valoración

CAPÍTULO V. DEL ACCESO, REPRODUCCIÓN Y USO

Artículo 14. Derecho de acceso

Artículo 15. Servicio de documentos

Artículo 16. Consultas internas y externas

Artículo 17. Regulación del acceso

Artículo 18. Procedimiento de acceso a la documentación

Artículo 19. De la consulta y préstamo de orden interno

Artículo 20. De la reproducción

Artículo 21. De la salida temporal de documentos del archivo para actividades de difusión

Artículo 22. De las Infracciones, sanciones, responsables y procedimiento

DISPOSICIÓN FINAL

FORMULARIOS

INTRODUCCIÓN

El nacimiento y desarrollo de los archivos municipales es paralelo, como no podía ser de otra forma, al de los propios Ayuntamientos.

La consolidación de la institución concejil, se reflejó de forma evidente e inmediata en unos conjuntos de documentos que obligó a conservar en el arca donde estén los privilegios y escrituras del concejo a buen recaudo&.. Precisamente en Luque, nuestra antiquísima Arca de las Tres llaves es el símbolo que preside la antesala de nuestro Archivo Histórico Municipal en Luque como antesala también de lo que fue y de lo que se ha convertido nuestro Archivo Histórico.

Los archivos municipales están constituidos por documentos generados en el ejercicio de esas competencias. Es decir, las materias sobre las que se trata el contenido de los expedientes y los registros conservados tienen relación directa con las actividades realizadas por la Administración Municipal.

Por distintos avatares históricos o por descuido en su conservación, guarda y custodia, los archivos municipales no conservan toda la documentación producida por sus ayuntamientos, sólo el 44% de los archivos municipales conserva documentación anterior a 1800.

Es de destacar, que el Archivo de Luque se encuentra entre ese porcentaje y pese a sus traslados y pésimas condiciones de conservación anteriores, a día de hoy se encuentra en un lugar privilegiado y gracias a diferentes programas y subvenciones nuestro Patrimonio Histórico Documental va siendo más valorado y cuidado y ya se encuentra en más de un 50% de sus fondos totales en unidades de instalación normalizadas y correctamente inventariadas conservando documentación desde 1600 a nuestros días.

Aunque nuestro Ayuntamiento dispone de espacio para archivos de oficina de las diferentes unidades administrativas y un archivo intermedio que albergan documentación de los últimos 25 años, también por motivos de espacio o por documentación poco necesaria para consultas administrativas, es mucha la documentación de estos archivos que se ha transferido ya al archivo histórico por lo cual como sucede en muchas otras administraciones, nuestro Archivo Histórico es más un Archivo General que conserva toda nuestra historia desde 1600 hasta nuestros días.

A día de hoy, Luque es un pueblo de poco más de 3.000 habitantes con un gran Patrimonio, no sólo monumental, que es el más conocido, sino también documental, mucho menos conocido pero de igual valor histórico.

Destacamos pues que entre nuestras Series Documentales tenemos:

- Actas capitulares desde 1600.

- Padrones desde 1609.

- Patrimonio Municipal desde 1629.

- Pósitos, abastos, consumo y Comercio desde 1651.

- Registros de Quintas desde 1604.

- Registros de Entrada y Salida desde 1876.

- Obras y Urbanismo desde 1844.

- Educación desde 1832.

- Beneficiencia, Asistencia farmacéutica y Social desde 1929.

- Registro Civil y Juzgado de Paz desde 1872.

- Elecciones desde 1900.

- Contabilidad desde 1889.

- Plusvalía desde 1957.

- Cementerio desde 1939.

- Padrones de Rústica y Urbana desde 1963.

- Contratación desde 1980.

- Cultura y Juventud desde 1985.

- Fondo Documental completo de la antigua Cámara Agraria Local con importante documentación sobre territorio e industria local desde 1939.

Es importante la digitalización para preservar y cuidar todo nuestro fondo documental ofreciendo nuestros tesoros más importantes digitalizados para conservarlos mejor evitando la excesiva manipulación. Pero a día de hoy, con los imparables avances en los soportes informáticos nadie nos garantiza que esos fondos informatizados se puedan consultar dentro de 500 años como podemos consultar el papel que sí se ha conservado. Por eso es básico el cuidado y custodia de nuestro Archivos.

Sobre el concepto de archivo municipal, el profesor y Archivero Mariano García Ruipérez indica que el concepto de archivo municipal ha sufrido una interesante evolución a través de los siglos. Es decir se pasa desde una concepción pasiva que considera solamente la reunión de documentos, a otra activa donde se incluyen varias facetas; desde la producción, identificación, organización, clasificación de los mismos documentos en series y subseries integrando el fondo documental de la municipalidad , conservándolos en locales, edificios, muebles metálicos y en cajas desacificadas, para facilitar su consulta; hasta el apoyo de la gestión de la municipalidad e integrando el patrimonio documental de la ciudad, concluyendo con los procedimientos de inventario, descripción y valoración documental, donde considera además el concepto de servicio a la ciudadanía y a los investigadores.

Desde hace años todos los esfuerzos en relación con la informatización de los archivos municipales han estado dirigidos fundamentalmente a la descripción de los fondos. Pero desde hace un tiempo muchos centros se enfrentan a la necesidad de implantar un sistema que integre todos los procesos: valoración, transferencias, clasificación, préstamos, consultas, control de depósitos etc. que permita el intercambio de información, bien con otros archivos o bien dentro de la propia administración local.

También es necesaria una informatización documental puesto que es de sumo interés y beneficio para los archivos municipales que poseen información valiosa en sus archivos evitando su deterioro.

Sin embargo la aplicación informática no va dirigida solo a la conservación y difusión documental, sino también a la mejora de la gestión administrativa municipal, mediante la recuperación rápida de información que agilice los procesos de tomas de decisiones en nuestros ayuntamientos. También es una herramienta útil para la gestión administrativa.

Pero para que todo este trabajo se mantenga es necesario aprobar un reglamento de uso y conservación de nuestro archivo, una normativa que regule el uso de éste para investigadores y administración para que todos lo valoremos y cuidemos como merece porque es nuestra historia, una historia que dejaron escrita nuestros antepasados y que a día de hoy debemos conocerla y tener presente para valorarla y tener conciencia de dejar nuestra propia historia bien archivada porque el archivo es un ente vivo y cada documento merece ser cuidado porque lo que se emite hoy, no sólo sirve para un trámite administrativo de ahora sino para poder escribir y conocer la historia de nuestro pueblo en el futuro.

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

El artículo 4.1.a) de la Ley 7/85, de 2 de abril, reguladora de las Bases de Régimen Local (LRBRL), atribuy